Reibungslos durch den ERP-Wechsel

Eine ERP-Umstellung ist der Motor für den Wandel im Unternehmen. Oft ist der Aufwand für einen ERP-Wechsel vergleichbar mit einer Neueinführung. Mit dem Wechsel auf eine neue Technologie bringen Sie frischen Wind ins Unternehmen. Gleichzeitig betreten Sie aber auch ERP-Neuland.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Stolpersteine bei der ERP-Umstellung umgehen und aus der neuen Technologie vollen Nutzen für Ihr Unternehmen ziehen. Finden Sie heraus, wie Sie diesen Prozess meistern. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die optimale Lösung für Ihr Business finden.

Gute Gründe für einen ERP-Wechsel

Das soll beim neuen ERP besser sein: Schreiben Sie eine Checkliste mit Ihren Anforderungen an das neue System.

Viele Zeichen sprechen dafür, dass Ihr altes ERP-System ausgedient hat. Die Entscheidung für ein neues ERP-System ist ein wichtiger Meilenstein, den Sie sich sorgfältig überlegen sollten. Ein ERP-Wechsel kann auf vielfältige Weise zum besseren Management von Unternehmensprozessen beitragen. Nicht nur technische Notwendigkeit, sondern auch eine neue strategische Ausrichtung des Unternehmens kann den Wechsel vorantreiben.

Der Wunsch nach einem neuen ERP-System kommt am häufigsten aus dem mittleren Management. In den jeweiligen Fachabteilungen entsteht die Notwendigkeit für Anpassungen an die ERP, weil manche Funktionen unzureichend sind. Oft stoßen die jeweiligen Fachbereiche bei der Anwendung der bestehende ERP-Software auf Defizite. Um ihre Aufgaben effizienter zu erledigen, entscheiden sich die Abteilungen dafür, das alte ERP zu ersetzen.

Ob Ihr altes ERP nicht mehr zeitgemäß ist oder die Anforderungen Ihres Teams nicht mehr erfüllt – viele Anzeichen sprechen dafür, dass es an der Zeit ist, den Wandel zu wagen. Diese klaren Anzeichen, dass Ihr altes System ausgedient hat, sollten Sie nicht ignorieren. Hier sind die häufigsten Gründe dafür, sich für ein neues ERP-System zu entscheiden:

Veraltetes ERP-System
Auslaufende Wartung
Fehlende branchenspezifische Funktionen
Fehlende Unterstützung moderner Geschäftsprozesse
Neue gesetzliche Anforderungen
Unzureichender Support durch den aktuellen Anbieter
Fehlende Schnittstellen
Organisatorische Veränderung im Unternehmen
Neue Kundenanforderungen
Unzureichende Benutzerfreundlichkeit
Mehrere vereinzelte Insellösungen
Zu hohe Kosten

Unser Tipp: Bevor Sie ein bestehendes ERP-System ersetzen, führen Sie eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse durch.

Verschiedene Branchen haben unterschiedliche Anforderungen an ihre ERP-Systeme, basierend auf ihren spezifischen Geschäftsprozessen und Herausforderungen. In der Fertigung stehen Integrierte Materialbedarfsplanung (MRP), Produktionsplanung und -steuerung sowie Qualitätsmanagement im Vordergrund. Im Handel hingegen sind POS-Integration, Omnichannel-Fähigkeiten und ein effektives Kundenbeziehungsmanagement (CRM) entscheidend. Häufig stoßen veraltete ERP-Systeme an ihre Grenzen, wenn sich die Branche schnell verändert. Wenn wichtige Funktionen, dann wird es Zeit für ein neues System.

Überlegen Sie genau, welche Anforderungen Sie an das neue System haben werden und welche Ziele Sie mit der ERP-Einführung erreichen wollen. Die neue ERP-Software soll vor allem die wichtigsten Prozesse im Unternehmen abdecken, wie z.B. die Produktionsplanung, die Beschaffung und den Vertrieb. Eine neue ERP-Lösung ermöglicht es dem Management, die Unternehmensziele effizienter zu verfolgen. Die neue Software soll es besser machen als Ihre alte ERP-Lösung. Bevor Sie Ihre alte Plattform austauschen, sollten Sie sich folgende wichtige Fragen stellen:

Welche Ziele und Erwartungen verbinden wir mit einem neuen ERP-System?
Welche Kernfunktionen muss das neue System unbedingt abdecken?
Welche zusätzlichen Features wünschen wir uns?
Wie werden unsere Geschäftsprozesse durch den Wechsel beeinflusst?
Welches Betriebsmodell (Cloud, On-Premise, Hybrid oder Mobile) ist für uns am sinnvollsten?
Haben wir ausreichend Ressourcen für den Wechsel zur Verfügung?
Wie gut lässt sich das neue System an zukünftige Anforderungen anpassen?
Welche Anbieter kommen für uns in Frage? Welchen Support und welche Wartungsleistungen bieten sie?

Ein erfahrener Berater unterstützt Sie bei der Beantwortung dieser Fragen und erstellt gemeinsam mit Ihnen einen maßgeschneiderten Projektplan. Ein ERP-Berater hilft Ihnen dabei, Ihre Anforderungen zu klären und ein strukturiertes ERP-Lastenheft zu entwickeln.

Kleine Unternehmen haben häufig aus verschiedenen Gründen keine integrierten ERP-Systeme. Die Digitalisierung schreitet voran, doch viele kleine Unternehmen scheuen vor ERP-Systemen zurück. Sie fragen sich, ob diese Systeme zu komplex sind und ob sie damit erfolgreich arbeiten können.

Eine einheitliche Plattform bietet in der Fertigung zahlreiche Vorteile gegenüber Insellösungen. Durch eine ERP-Komplettlösung in der Fertigung lassen sich Effizienz, Datenkonsistenz und Transparenz erheblich steigern, was die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens deutlich stärkt. Eine einheitliche Plattform vereinfacht alles: Daten sind immer auf dem neuesten Stand, Prozesse greifen ineinander über und alle arbeiten an einem Strang. Das spart sogar Zeit und Geld.

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Die ERP-Umstellung Schritt für Schritt

Mit der richtigen Vorbereitung und Implementierung schneller ans Ziel.

Ein ERP-Wechsel kann auf viele Weisen zum besseren Management der Unternehmensprozesse beitragen. Ein neues ERP-System ermöglicht es, Geschäftsabläufe innerhalb des Unternehmens zu standardisieren und zu automatisieren. Mit einer modernen Plattform bieten Sie Ihren Kunden noch besseren Service und Support. Ein gut geplanter ERP-Wechsel ist der Schlüssel zu noch effizienten Abläufen in Ihrem Business. Von der Planung bis hin zur ERP-Implementierung und Installation muss Ihr Projekt gut durchdacht werden.

Verschiedene Branchen und Kunden haben ihre eigenen, individuellen Anforderungen an ERP-Systeme. Während Großunternehmen auf hochkomplexe ERP-Systeme mit großen Datenmengen setzen, bevorzugen kleine und mittelständische Unternehmen flexible, skalierbare und modulare Lösungen. Schnelle Einführung und überschaubare Kosten stehen beim Mittelstand oft im Vordergrund.

Die Wahl des ERP-Systems muss an die Größe Ihres Business angepasst werden. Bei der Wahl eines ERP-Systems müssen kleine und mittelständische Unternehmen mehrere Faktoren berücksichtigen, um sicherzustellen, dass die Lösung ihren spezifischen Anforderungen gerecht wird. Die Größe Ihres Business bestimmt, wie skalierbar Ihr ERP-System sein muss. KMUs müssen insbesondere auf die Funktionalitäten, Kosten und die Anpassungsfähigkeit der Plattform an ihre Geschäftsprozesse und Produkte achten.

Eine erfolgreiche ERP-Umstellung setzt voraus, dass die Software exakt auf Ihre individuellen Bedürfnisse und auf die Prozesse in Ihrem Unternehmen zugeschnitten ist.

Unser Tipp: Individuelle Anpassungen der Software sind der Schlüssel zur effektiven Nutzung der neuen ERP-Lösung.

Die Einführung von neuen ERP-Systemen ist mit verschiedenen Herausforderungen verbunden. Das Management dieser Prozesse erfordert Zeitaufwand, finanzielle Investitionen, eine Anpassung der Geschäftsprozesse, Datenmigration und -integration sowie Schulungen und die Einarbeitung der Mitarbeiter.

Der ERP-Wechsel ist ein komplexer Prozess, der mehrere Phasen umfasst. Von der Vorbereitung und der Anforderungsanalyse über die Planung bis hin zur ERP-Implementierung und Installation benötigen Sie einen klar strukturierten Projektplan. Eine Checkliste hilft Ihnen, keinen wichtigen Schritt bei der ERP-Umstellung zu vergessen.

Nur mit einer sorgfältigen Planung können Sie den komplexen Prozess des ERP-Wechsels meistern. Ähnlich wie die ERP-Einführung erfordert ein ERP-Wechsel mehrere Phasen der Planung und Umsetzung:

Bewertung der vorhandenen Software
Analyse der Geschäftsprozesse im Unternehmen
Anforderungsanalyse
Erstellung eines Projektplans
Auswahl eines neuen ERP-Systems
Datenmigration
Implementierung
Schulungen der Mitarbeiter
Testphase
Go-Live
Kontinuierliche Anpassungen

Einer der wichtigsten Schritte bei der ERP-Umstellung ist die Erstellung des ERP-Lastenhefts. Das ERP-Lastenheft wird in der ersten Phase der ERP-Einführung erstellt, die als Phase der Projektinitialisierung und Analyse bezeichnet wird. Die Anwender des neuen ERP sollten aktiv an der Erstellung des Lastenhefts mitwirken, um sicherzustellen, dass das System ihre Erwartungen erfüllt. Erstellen Sie im ERP-Lastenheft eine detaillierte Analyse der aktuellen Prozesse, Abläufe und IT-Infrastruktur in Ihrem Unternehmen.

Unser Tipp: Definieren Sie im ERP-Lastenheft klar und eindeutig, welche Ziele das neue ERP-System erreichen soll.

Das Pflichtenheft hilft uns, das ERP-Projekt erfolgreich umzusetzen. Das Pflichtenheft ist die detaillierte Planungsgrundlage für ein neues ERP-System. Es definiert exakt, was das ERP-System können muss. So behalten wir den Überblick und bleiben im Zeitplan. Das ERP-Pflichtenheft enthält Informationen darüber, wie der ERP-Anbieter die Anforderungen des Kunden technisch umsetzen wird. Mit einem klaren Pflichtenheft minimieren wir Risiken und sorgen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Unser Tipp: Nehmen Sie alle Prozesse von der Fertigung bis zur Verwaltung bei der ERP-Auswahl genau unter die Lupe.

Die Geschäftsprozesse in einem produzierenden Unternehmen sind eng miteinander verzahnt. Um diese Prozesse optimal abzustimmen, sind Schnittstellen im ERP-System unerlässlich. Alle Module der Future Factory Software sind perfekt aufeinander abgestimmt. Unsere Software verbindet Produktion, Lagerverwaltung und Vertrieb nahtlos miteinander. Unsere Lösungen lassen sich auch problemlos mit bestehenden Systemen im Unternehmen wie CAD verbinden.

Unser Tipp: Überlegen Sie sich, welche bestehenden Systeme bei der Umstellung eingebunden werden sollen.

Lastenheft oder agiler Ansatz: Was passt besser zu Ihrem ERP-Projekt?

Ein klassisches Lastenheft ist ein detaillierter Anforderungskatalog der zu erfüllenden Kriterien bei der ERP-Umstellung. Dieses Dokument beschreibt den Ist-Zustand, die Ziele des Projekts, die Anforderungen an das neue System sowie technische Aspekte. Ein Lastenheft wird in der Regel während der Vorbereitung des Projekts erstellt.

Agile Methoden dagegen setzen ein flexibleres Dokument mit Anforderungen voraus, das sich im Laufe des Projekts weiterentwickelt. Ein agiles Lastenheft ist anpassungsfähiger und kann während der Umsetzung geändert werden. Der agile Ansatz fördert einen aktiven Austausch mit Ihrem Anbieter.

Die Entscheidung für ein klassisches Lastenheft oder agile Methoden richtet sich nach der Flexibilität, die Ihr ERP-Projekt erfordert. Mit agilen Methoden können wir viel besser auf Veränderungen eingehen und Anpassungen im Laufe des Projekts machen. So sparen Sie auch Zeit und Kosten.

Bei der Umsetzung unserer ERP-Projekte setzen wir auf agile Vorgehensweisen. Unsere Erfahrungen zeigen, dass diese Methoden viele Vorteile mit sich bringen:

Bessere Kontrolle
Höhere Qualität
Weniger Risiken
Schnellere Ergebnisse
Kostenersparnis
Bessere Kommunikation

Vermeiden Sie diese typischen Fehler bei der ERP-Umstellung

Der ERP-Wechsel verläuft nicht immer einfach und reibungslos. Deshalb ist es wichtig, sich der üblichen Probleme und Risiken bewusst zu sein.

Bei der Einführung eines neuen ERP-Systems sollten Sie zahlreiche technische und organisatorische Faktoren berücksichtigen.

Meistern Sie die ERP-Einführung ohne Chaos.

Fehler beim Wechsel Ihres ERP-Systems können nicht nur kostspielig werden, sondern auch für großes Chaos sorgen. Deswegen ist es wichtig, diese häufigen Probleme bei der ERP-Einführung frühzeitig zu erkennen:

Datenverlust
Beschädigung von Daten
Unzureichende Ressourcen
Zu lange Umstellungsphase
Zu lange Downtimes
Mangelnde Akzeptanz bei den Nutzern
Unzureichende Testphase
Go-Live Fehlschläge

Beim ERP-Wechsel können zum Beispiel wichtige Informationen verloren gehen oder Daten aus dem alten ERP-System beschädigt werden. Längere Ausfälle und Störungen im Geschäftsablauf sind während und nach der Migration möglich. Oft kommt es auch zu Problemen bei der Anbindung vorhandener Schnittstellen und IT-Infrastruktur im Unternehmen.

Oftmals werden die Kosten für den ERP-Wechsel unterschätzt. Manchmal werden Aufwand, Budget, Personal und Zeitplanung nicht realistisch eingeschätzt. Die Minimierung dieser Risiken erfordert eine sorgfältige Planung der Migration.

Unser Tipp: Stellen Sie sicher, dass nur ein völlig funktionsfähiges ERP-System live geht.

Cloud oder On-Premise ERP: Ist die Wolke wirklich so fluffig?

Cloud oder On-Prem: Beim ERP-Wechsel haben Sie die Wahl.

Bei der Auswahl eines ERP-Systems stehen Unternehmen vor der grundlegenden Entscheidung: Cloud oder On-Premise? Die Frage nach Cloud oder On-Premise muss im Zuge des ERP-Wechsels geklärt werden. Cloud-basierte ERP-Systeme bieten zweifellos zahlreiche Vorteile. ERP in der Cloud ermöglicht einen flexibleren Zugriff auf Daten auf verschiedenen Geräten. Da ist weniger Aufwand in Zusammenhang mit IT-Infrastruktur. Sie brauchen keinen eigenen Server und Ihr Anbieter kümmert sich um Wartung und Upgrades.

On-Prem ERP bietet einen besseren Datenschutz, da Informationen vollständig im Firmenserver verbleiben. Unternehmen, die mit hochsensiblen Informationen wie Rezepturen oder Daten von Kunden arbeiten, setzen deswegen bevorzugt auf On-Premise Lösungen. Außerdem bieten On-Premise Lösungen bessere Möglichkeiten der Individualisierung und Anpassung.

Sicherheit trifft auf Flexibilität! Unsere On-Premise Lösungen bieten Ihnen maximale Datensicherheit und die Möglichkeit, Ihr System ganz nach Ihren individuellen Bedürfnissen anzupassen. Wir kümmern uns um die Wartung und alle Upgrades, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Ihre ERP-Systeme verdienen die beste Betreuung.

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Mit effektivem Change Management zum reibungslosen Übergang

Durchdachtes Change Management überzeugt Ihre Mitarbeiter von den Vorteilen einer Umstellung. Souveränes Change Management sichert den Erfolg Ihres Projekts. Der ERP-Wechsel ist ein kontinuierlicher Veränderungsprozess. Wie jede Veränderung sorgt die Umstellung auf ein komplett anderes ERP-System am Anfang für Verunsicherung.

Die Umstellung auf eine neue ERP-Software erfordert eine durchdachte Change Management Strategie. Beim Change Management in ERP-Projekten sind mehrere entscheidende Aspekte zu beachten. Nicht nur die erfolgreiche technische Implementierung, sondern auch die Akzeptanz bei den Nutzern ist dabei entscheidend. Mit gezielter Schulung werden Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter mit der neuen ERP-Software vertraut sind.

Ihre Mitarbeiter können Bedenken an der neuen Software haben. Vor allem können sie befürchten, dass das neue System ihre Arbeitsweise und die Prozesse im Unternehmen verändern wird.

Gezielte Kommunikation ist die geheime Zutat des ERP-Wechsels. Smarte Change Management Strategien machen auch die größten Veränderungs-Muffel in Ihrem Team zu größten Fans des neuen ERP.

Der Schlüssel dazu ist, die Botschaft des Wandels richtig zu vermitteln.

Ihre Mitarbeiter sind die zukünftigen Anwender der neuen Software, deshalb ist ihre Meinung so wichtig.

So begeistern Sie Ihr Team für die neue Software:

Die Veränderung als Chance für Erfolg verkaufen
Ihre Mitarbeiter in das ERP-Projekt strategisch einbinden
Austausch zwischen ERP-Anbietern und Key-Usern ermöglichen
Schulungen während der Umstellung gestalten

Der Wechsel zu einem neuen ERP-System ist ein komplexer Prozess, der nicht nur technisches Know-how erfordert, sondern auch eine umfassende Schulung der Mitarbeiter voraussetzt. Die Verfügbarkeit von Schulungen und Support ist entscheidend für die erfolgreiche Einführung von neuen ERP-Systemen. Schulungsmaßnahmen tragen dazu bei, dass alle Mitarbeiter optimal auf die Veränderungen vorbereitet sind und das volle Potenzial des neuen Systems nutzen können. Key-User spielen eine entscheidende Rolle für den Wissenstransfer, da sie als Bindeglied zwischen den Endbenutzern und dem Projektteam fungieren.

Unser Tipp: Bestimmen Sie Key-User in Ihrem Team. Diese übernehmen die Aufgaben der Wissensvermittlung und sind die wichtigsten Ansprechpartner, was die Veränderung angeht.

Holen Sie sich Unterstützung bei der Einführung des neuen Systems. Ein kompetenter Berater sollte Erfahrung in Datenmigration und Change Management sowie Branchenkenntnisse mitbringen.

Der digitale Umzug: So meistern Sie das Abenteuer der Datenmigration

Mit den Strategien von Future Factory migrieren Sie Ihre Daten sicher und effizient. Die Datenmigration ist eine der komplexesten Aufgaben bei der Einführung neuer ERP-Software.

Ein ERP-Wechsel kann schnell zum großen Chaos werden, wenn man nicht aufpasst.

Dabei handelt es sich um das Verschieben von Daten vom alten ins neue ERP-System. Durch die sorgfältige Planung der Migration werden Risiken minimiert.

Datenintegration hingegen bedeutet, dass Daten aus verschiedenen Systemen zusammengefügt werden.

Bei der Migration eines ERP-Systems müssen Sie mehrere Aspekte und Funktionen anpassen. Um Ihre Daten für die neue ERP-Lösung fit zu machen, müssen Sie diese transformieren und bereinigen.

Fehler bei der Datenmigration von ERP-Systemen passieren häufig aufgrund unzureichender Planung, mangelhafter Datenqualität und fehlender Tests, was zu Inkonsistenzen und Problemen im neuen System führen kann. Häufige technische Stolpersteine beim Umzug ins neue System können die folgenden sein:

Falsches Datenformat
Datenlücken, Datenduplikate, Datenfehler
Fehlende Kompatibilität

Unser Tipp: Mit einer sorgfältigen Mapping-Strategie retten Sie Ihre Daten.

Im Fall einer Big-Bang-Migration werden sämtliche Daten aus dem alten ERP-System oder Datenbank in eine neue Plattform in einem einzigen Schritt verschoben. Die Vorteile dieser Strategie sind die schnelle Umsetzung und die geringen Kosten.

Der große Systemknall: Vom alten ins neue Zeitalter der ERP-Software.

Unser Tipp: Legen Sie einen Zeitplan für den Umzug fest, um die Downtimes des Systems zu minimieren.

Die schrittweise Einführung ist vergleichsweise mit einem geringeren Risiko verbunden. In diesem Fall übertragen Sie phasenweise verschiedene Module des alten Systems in das neue. Eine weitere Option ist, beide Systeme parallel laufen zu lassen, bis das neue ERP völlig funktionsfähig ist.

Die schrittweise Einführung: lieber gesichert, um Abstürze zu vermeiden.

Bei Future Factory legen wir großen Wert auf die Flexibilität bei der ERP-Einführung.

Unter Verwendung agiler Methoden erstellen wir gemeinsam mit unseren Kunden den optimalen Plan für die Umstellung in deren Unternehmen.

Ein gut durchgeplanter ERP-Wechsel macht Ihr Business agiler.

Unser Tipp: Um auf Nummer sicher zu gehen, sind mehrfache Backups aller Daten äußerst ratsam.

Holen Sie sich Unterstützung bei der ERP-Umstellung

Ein kompetenter Berater wird Ihnen wertvolle Ratschläge für die Implementierung des neuen ERP-Systems geben. Ein externer ERP-Berater oder ein erfahrener Anbieter wird Ihnen dabei helfen, die verschiedenen Phasen der ERP-Einführung schneller und effizienter zu meistern.

Ein ERP-Berater kann Sie bei Fragen der Anforderungsanalyse und der Bedarfsermittlung sowie bei der Auswahl des passenden ERP-Systems unterstützen. Lassen Sie sich bei der Analyse der bestehenden Prozesse im Unternehmen, bei der Festlegung Ihrer Anforderungen, bei der Erstellung einer Implementierungsstrategie und beim Change Management helfen!