ERP-Lastenheft-Vorlage: Der Schlüssel zu einer erfolgreichen ERP-Einführung

Wir haben die wichtigsten Fragen zum Thema ERP-Lastenheft für Sie zusammengefasst. 

Ein gut strukturierter Aufbau eines ERP-Lastenhefts sollte typischerweise eine Unternehmensbeschreibung, Darstellung der Produkte und Dienstleistungen, Beschreibung des Marktumfelds, Überblick über die aktuelle IT-Landschaft, detaillierte Auflistung der funktionalen Anforderungen, einen Terminplan und die Nennung der Ansprechpartner umfassen.

Ein effektives ERP-Lastenheft sollte folgende wichtige Elemente enthalten: Unternehmensbeschreibung und Rahmenbedingungen, aktuelle IT-Landschaft, funktionale Anforderungen, technische Anforderungen, Projektrahmen, Abnahmekriterien. Die Verwendung einer professionellen Lastenheft-Vorlage kann dabei helfen, alle wichtigen Punkte abzudecken und die richtige Informationstiefe zu wählen.  

Ein ERP-Lastenheft sollte unbedingt eine detaillierte Beschreibung der Prozesse im Unternehmen enthalten, die das neue ERP-System unterstützen soll, sowie eine Liste der funktionalen und technischen Anforderungen an die Software. Der Inhalt sollte auch eine Darstellung der aktuellen IT-Landschaft umfassen, einschließlich bestehender Systeme und Schnittstellen, die mit dem ERP-System integriert werden müssen. Als Beispiel für eine wichtige Aufgabe des Lastenhefts ist die prozessorientierte Beschreibung der Soll-Prozesse zu nennen, die dem ERP-Anbieter ein klares Bild davon vermittelt, wie das Unternehmen in Zukunft mit dem neuen ERP-System arbeiten möchte. 

Ein ERP-Lastenheft sollte detailliert genug sein, um effektiv und zielführend zu sein. Die Detailtiefe des ERP-Lastenhefts muss so gewählt werden, dass sie einen optimalen Ausgleich zwischen Präzision und Flexibilität schafft. Das Lastenheft muss eine ausgewogene Übersicht über Ihre Anforderungen an die neue Software bieten, ohne dabei die Flexibilität einzuschränken.

Die Länge eines ERP-Lastenhefts kann je nach Umfang und Komplexität des Projekts variieren. Ein durchschnittliches ERP-Lastenheft umfasst etwa 30-50 Seiten. Bei komplexeren Projekten kann es auch 100 Seiten oder mehr umfassen.

Im ERP-Lastenheft sollten Sie die Entscheidung zwischen Cloud und On-Premise nicht direkt treffen, sondern vielmehr die Anforderungen definieren, die für diese Entscheidung relevant sind. Beschreiben Sie die vorhandene IT-Infrastruktur und zukünftige Anforderungen bezüglich Datenschutzes und Compliance. 

Die Einbindung aller wichtigen Stakeholder, insbesondere der Mitarbeiter, die das ERP-System täglich nutzen werden, ist für die Erstellung eines erfolgreichen ERP-Lastenheftes von besonderer Bedeutung. Durch ihre praktische Erfahrung können Mitarbeiter bestehende Probleme und Ineffizienzen in den aktuellen Systemen und Prozessen aufzeigen. Dies hilft, Verbesserungspotenziale für das neue ERP zu identifizieren.  

Ihre Mitarbeiter verfügen über detailliertes Wissen zu den täglichen Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen. Diese Informationen sind unerlässlich, um die funktionalen Anforderungen an das neue ERP präzise zu definieren.

Die aktuelle IT-Landschaft spielt eine zentrale Rolle im ERP-Lastenheft, da sie einen Überblick über vorhandene Systeme, wie beispielsweise bestehendes ERP oder angebundene Drittsysteme, liefert und somit potenzielle Herausforderungen bei der Integration des neuen ERP-Systems frühzeitig erkennbar macht.

Eine detaillierte Übersicht über die aktuelle IT-Landschaft ist für das ERP-Lastenheft von großer Bedeutung. Diese Beschreibung umfasst die vorhandenen Systeme, vorhandenes ERP oder eine andere Software, die eventuell abgelöst werden soll, Drittsysteme, die derzeit über Schnittstellen angebunden sind. Durch die detaillierte Erfassung der IT-Landschaft können potenzielle Herausforderungen bei der Einführung des neuen ERP-Systems frühzeitig erkannt und adressiert werden. So können zum Beispiel der Implementierungsaufwand realistisch eingeschätzt, Kompatibilitätsprobleme frühzeitig erkannt und die Integration in die bestehende Infrastruktur geplant werden. 

Dokumentiert werden sollten unter anderem Schwachstellen der vorhandenen Lösungen wie zum Beispiel fehlende Funktionalitäten, langsame Performance, Integrationsprobleme, unzureichende Schnittstellen und Datenschutzmängel. 

Im Lastenheft sollten Sie die mangelnde Flexibilität alter Systeme beschreiben, die oft nicht mehr mit den aktuellen Geschäftsprozessen Schritt halten können. Es ist sinnvoll, die fehlende Integration verschiedener Unternehmensbereiche als Schwäche zu erwähnen, was beispielsweise dazu führt, dass Vertriebsmitarbeiter keinen Zugriff auf wichtige Kundeninformationen haben. Weniger effiziente Datenverarbeitung und -Auswertung in veralteten Systemen sollten ebenfalls im Lastenheft angesprochen werden, da dies die Innovationsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens beeinträchtigen kann.

Das ERP-Lastenheft ist die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter. Es kommuniziert klar und präzise die Anforderungen an das neue System, auf deren Grundlage das ERP-Pflichtenheft erstellt wird. Das Lastenheft dient als Ausgangspunkt für den ERP-Anbieter, um im ERP-Pflichtenheft detailliert darzulegen, wie diese Anforderungen technisch umgesetzt werden sollen.  

Ihr ERP-Anbieter sollte umfassende Leistungen wie Unterstützung bei der Prozessanalyse, Anforderungsdefinition und Integration von Schnittstellen bieten. Ein ERP-Lastenheft ist nicht nur für den Kunden selbst von großer Bedeutung, sondern bietet auch dem ERP-Anbieter zahlreiche Vorteile. Dieses Dokument gibt dem Anbieter einen detaillierten Einblick in die spezifischen Bedürfnisse und Erwartungen des Unternehmens an die neue ERP-Lösung.

Für die Erstellung eines Lastenhefts gibt es verschiedene Tools und Methoden, die den Prozess effizienter gestalten können. Bei der Erstellung eines ERP-Lastenhefts können verschiedene Tools helfen, wie z.B. Textverarbeitungsprogramme, Tabellenkalkulationsprogramme und Projektmanagement-Tools. Microsoft Word oder Google Docs eignen sich gut für das Schreiben, Formatieren und Organisieren des Lastenhefts. Microsoft Excel oder Google Tabellen sind nützlich für die Erstellung von Anforderungstabellen und die Strukturierung von Informationen. Programme wie Microsoft Project, Asana, Trello oder Jira können bei der Organisation des Erstellungsprozesses und der Aufgabenverwaltung helfen. 

Planen Sie für die Erstellung eines ERP-Lastenhefts je nach Unternehmensgröße und Komplexität der Prozesse einen zeitlichen Aufwand von etwa 3 bis 6 Monaten ein und rechnen Sie mit einem Aufwand von 20 bis 100 Personentagen, wobei eine sorgfältige Vorbereitung und Durchführung sich in der Regel durch eine reibungslose ERP-Implementierung und geringere Folgekosten auszahlt.  

Ein gut strukturiertes ERP-Lastenheft berücksichtigt die branchenspezifischen Besonderheiten und ermöglicht ein maßgeschneidertes ERP-System, das exakt auf das jeweilige Business zugeschnitten ist. 

Der Unterschied zwischen einem ERP-Lastenheft für Dienstleister und produzierenden Unternehmen liegt vor allem im Schwerpunkt der Prozesse. Dienstleistungsunternehmen legen besonders hohen Wert auf die Funktionen des Projektmanagements im ERP. Die Übersicht über Projekte, Ressourcen und Kundenbeziehungen ist für Dienstleistungsunternehmen von besonderer Bedeutung. Daher legen sie einen Schwerpunkt auf Projektabwicklung, Ressourcenplanung, Zeiterfassung und -abrechnung sowie CRM. Im Gegensatz zu Dienstleistern konzentrieren sich produzierende Unternehmen vorrangig auf Materialwirtschaft, Lagerhaltung, Produktionsplanung, Qualitätskontrolle und Supply Chain Management im ERP. 

Jedes Geschäft legt besonderen Wert auf die verschiedenen Schnittstellen und Integrationen im ERP. In Lastenheften produzierender Unternehmen werden Anforderungen an die Anbindung an Produktionsmaschinen, die Integration mit Lagerverwaltungssystemen und Schnittstellen zu CAD/CAM-Systemen beschrieben.

Eine professionelle Beratung unterstützt Sie dabei, eine prozessorientierte Beschreibung Ihres Business zu erstellen. Auf diese Weise erhalten Sie ein ERP-System, das sich optimal an Ihre Unternehmensabläufe anpasst.

Schritt für Schritt wird das Lastenheft erstellt, beginnend mit der Analyse der Geschäftsprozesse und endend mit der Visualisierung der Anforderungen. Zunächst wird der Ist-Zustand des Unternehmens untersucht und die Anforderungen an das neue System ermittelt. 

Die einzelnen Anforderungen werden dann detailliert beschrieben und visualisiert. Am Ende steht ein umfassendes Lastenheft, dass alle relevanten Informationen für die Auswahl und Implementierung des ERP-Systems enthält. Diese Schritte stellen sicher, dass Lastenhefte alle erforderlichen Anforderungen erfüllen und somit eine solide Basis für die Umsetzung des ERP-Systems bilden. 

Bei der Erstellung eines Lastenhefts für ein ERP-System stellen sich die Fragen, wie die zahlreichen gesammelten Anforderungen priorisiert werden sollen. Zunächst werden alle Anforderungen anhand einer Liste von Kriterien bewertet. 

Diese Kriterien können sich zum Beispiel auf den Nutzen für das Unternehmen, die Komplexität der Umsetzung oder die Auswirkungen auf die bestehenden Prozesse beziehen.  Dabei werden Fragen wie „Welchen Beitrag leistet die Anforderung zur Zielerreichung?“ oder „Welche Auswirkungen hat die Anforderung auf die Nutzer?“ berücksichtigt.

Für die  Lastenhefterstellung werden keine speziellen Tools benötigt. Die üblichen Office- und Projektmanagement-Anwendungen reichen vollkommen aus.  

Eine enge Zusammenarbeit mit Ihren Anbietern während der ERP-Einführung optimiert den gesamten Prozess. Ein detailliertes ERP-Lastenheft ermöglicht eine präzise Kommunikation mit Ihren Anbietern, sodass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis der Anforderungen und des Implementierungsprozesses entwickeln.  

Ein ERP-Lastenheft für ein Dienstleistungsunternehmen unterscheidet sich von einem Lastenheft für ein Produktionsunternehmen vor allem durch die Anforderungen an spezifische Prozesse, Systeme und Funktionen. Bei einem Dienstleistungsunternehmen steht oft der Fokus auf CRM und der Verwaltung von Dienstleistungen, während bei einem Produktionsunternehmen die Planung und Steuerung von Produktion, Lagerverwaltung und Lieferketten im Vordergrund stehen. Die Erstellung eines Lastenhefts für E-Commerce erfordert eine besondere Berücksichtigung von Online-Verkaufsprozessen, CRM und Zahlungsabwicklung.

Ein ERP-Lastenheft kann verschiedene Formen annehmen, sollte aber stets gut strukturiert und prozessorientiert sein. Die Form des Lastenhefts kann von einfachen Excel-Tabellen bis hin zu umfangreichen Anforderungslisten, Protokollen und Fragenkatalogen reichen. Unabhängig von der gewählten Form sollte das Lastenheft sowohl für interne Mitarbeiter als auch für externe Projektbeteiligte verständlich sein und einen angemessenen Detailgrad aufweisen, um Missverständnisse zu vermeiden.