Mit einer ERP- Einführung können Sie zweifellos das volle Potenzial Ihres Unternehmens entfesseln. Das passende ERP wird Ihnen zu Effizienzsteigerung, Kostenreduzierung, Prozessoptimierung und Produktivitätssteigerung verhelfen.
Dennoch ein ERP-System zu etablieren, ist ein wichtiger Schritt, der Zeit- und Ressourcenaufwand erfordert. Das Future Factory Team hilft Ihnen, die Herausforderungen der ERP-Einführung zu meistern. Unsere Tipps führen Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Ablauf Ihres ERP-Projekts. Starten Sie Ihr Projekt gut vorbereitet.
Warum ERP nicht nur für große Firmen ist
Verschaffen Sie sich strategische Vorteile mit ERP-Lösungen.
Die Einführung eines ERP-Systems ist ein wesentlicher Treiber der Digitalisierung Ihres Unternehmens. ERP-Systeme bündeln alle Unternehmensdaten auf einer einzigen digitalen Plattform. Auf diese Weise wird die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen erleichtert.
Ein ERP-System ermöglicht die Automatisierung komplexer Arbeitsabläufe und Prozesse im Unternehmen. Dadurch sparen Sie Kosten und wertvolle Zeit. Zusätzlich liefert Ihr ERP- System dem Management vollständige, aktuelle und zuverlässige Informationen. Mit Hilfe dieser Daten sind Sie in der Lage, wichtige strategische Entscheidungen im Unternehmen zu treffen. So können Sie einfach und effizient Prozesse wie die Produktionsplanung, Kapazitätsplanung und Beschaffung steuern.
Unternehmen ohne ERP-System können häufig mit ihren Mitbewerbern nicht mithalten. Nutzen Sie ERP-Software, um sich Wettbewerbsvorteile zu verschaffen. Mit Hilfe von ERP-Lösungen können Sie schnell und flexibel auf Marktveränderungen, Kunden- und Branchenanforderungen reagieren. Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen, die nicht über viele Ressourcen verfügen, ist das entscheidend.
Die Phasen der ERP-Einführung im Überblick
Von der Konzeption Ihres ERP-Projets bis zur Umsetzung, stehen wir Ihnen als komptetenter Partner zur Seite. Erfolg bei der ERP-Einführung beginnt mit der richtigen Planung. Der gesamte Prozess umfasst mehrere Phasen, an denen verschiedene Abteilungen und Mitarbeiter im Unternehmen beteiligt sind:
- Vorbereitung
- Auswahl eines ERP-Systems
- Implementierung/ Go-Live
- Nachbereitung
Planen Sie gründlich die einzelnen Schritte der ERP-Implementierung.
Bei der Prozessanalyse während der ERP-Einführung sollten Sie darauf achten, alle bestehenden Geschäftsprozesse detailliert zu bewerten, um ineffiziente Prozesse und mögliche Schwachstellen zu finden und stellen, wo Verbesserungen möglich sind. Es ist wichtig, die Prozessanalyse strukturiert durchzuführen, indem Sie die betroffenen Mitarbeiter einbeziehen, die Prozesse skizzieren und Daten sammeln. So erhalten Sie eine umfassende Übersicht, um die richtigen Fragen zu stellen und um Optimierungspotentiale zu identifizieren.
Die Phase der Implementierung ist ein entscheidender Schritt bei der Systemeinführung. Während der ERP-Implementierung richten wir alles ein. Wir konfigurieren das neue System, machen Anpassungen, übertragen die Daten und bauen Schnittstellen ein.
Die Phase der Vorbereitung zum Beispiel umfasst die ausführliche Bedarfsanalyse, sowie die Planung von Ressourcen und Kosten. Die umfangreiche Analyse der bestehenden Geschäftsprozesse im Unternehmen ist auch ein Teil dieser ersten Phase.
Unser Tipp: Agile Methoden der Projektplanung machen die Prozesse der ERP-Einfühung- und Implementierung wesentlich einfacher.
Um die Risiken bei dem Go-Live zu minimieren, sollten umfangreiche Tests und Probeläufe durchgeführt werden, einschließlich Systemtests, Integrationstests und Benutzerakzeptanztests (UAT), um potenzielle Fehlerquellen frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
Zur Nachbereitung gehören die regelmäßigen Schulungen der Mitarbeiter und die kontinuierlichen Anpassungen des ERP-Systems. Ein durchdachter Projektplan kann Ihnen helfen, diese Prozesse und Aktivitäten zu steuern und zu koordinieren.
Erfolgsfaktor Bedarfsanalyse
Wir begleiten Sie eng bei der Erarbeitung der Ziele Ihres ERP-Projekts. Um ein ERP-System erfolgreich umzusetzen, müssen Sie sich zuerst mit den Anforderungen Ihres Teams im Klaren sein. Eine gründliche Bedarfsanalyse hilft Ihnen dabei, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu erkennen und klare Ziele zu definieren.
ERP erfolgreich einführen: von der Idee zur Umsetzung.
Bei dieser Anforderungsanalyse sollten Sie die Erwartungen verschiedener Unternehmensbereiche berücksichtigen, wie z.B. Produktion, Vertrieb oder Einkauf. Diese betrifft sowohl technische Anforderungen als auch funktionale Anforderungen.
Die funktionalen Anforderungen umfassen fachliche Kriterien wie z.B. bestimmte Prozessabläufe, Datenformate- und Modelle, Reporting-Möglichkeiten oder Schnittstellen zu anderen IT-Systemen im Unternehmen. Die technischen Kriterien betreffen Aspekte wie Hardware, Software, Sicherheit und Netzwerk-Möglichkeiten.
Wie ein Lastenheft Ihr Projekt zum Erfolg führt
Ohne einen fundierten Projektplan ist eine reibungslose ERP-Einführung kaum möglich. Das ERP-Lastenheft spielt eine zentrale Rolle bei der ERP-Einführung, indem es die Anforderungen an das neue System detailliert beschreibt und als Grundlage für die Auswahl des passenden Anbieters dient. Im Rahmen einer gründlichen Anforderungsanalyse werden im Lastenheft die Geschäftsprozesse des Unternehmens sowie die funktionalen und technischen Anforderungen an das ERP-System dokumentiert. Das ERP-Lastenheft dient nicht nur als Basis für den Projektplan und die Angebotserstellung durch potenzielle Anbieter, sondern auch als Referenzdokument für spätere Tests und Abnahmen während der ERP-Implementierung.
Ein detailliertes ERP-Lastenheft bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Kunde und ERP-Anbieter. Durch eine präzise Anforderungsanalyse und eine gemeinsame Workshopsituation wird eine solide Basis für die ERP-Implementierung geschaffen.
Ein gut strukturiertes Lastenheft minimiert den Aufwand für beide Seiten. Es dient als Leitfaden für die ERP-Anbieter bei der Erstellung maßgeschneiderter Angebote und ermöglicht dem Kunde eine fundierte ERP-Auswahl. Durch eine klare Kommunikation werden Risiken minimiert und der Nutzen des neuen Systems maximiert.
Unterschiedliche Branchen erfordern unterschiedliche ERP-Lösungen. Stellen Sie sicher, dass Ihr ERP-System auf die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Branche zugeschnitten ist. In enger Zusammenarbeit mit Ihrem Anbieter sollten Sie einen Projektplan erstellen, der die branchenspezifischen Funktionen berücksichtigt.
Sie wissen nicht genau, wie Sie ein Lastenheft erstellen sollen? Laden Sie unsere kostenlose Lastenheftvorlage herunter und legen Sie Ihr ERP-Projekt los.
Schneller ans Ziel: Agile ERP-Methoden statt starrem Lastenheft
Bei Future Factory legen wir einen großen Wert auf mehr Effizienz und Flexibilität bei der ERP-Einführung. Deswegen setzen wir bei der Planung und Implementierung eines neuen Systems auf agile Methoden.
Agile Methoden sind der Schlüssel zur einer effizienteren ERP-Implementierung.
Das starre Lastenheft wird mittlerweile von effizienteren Methoden abgelöst. Es hat sich in der Praxis herausgestellt, dass die Führung eines Lastenheftes mit einem hohen Aufwand, Komplexität und der Notwendigkeit ständiger Aktualisierung verbunden ist.
Agile Methoden, wie Scrum, dagegen ermöglichen schnellere Anpassungen, mehr Transparenz, stärkere Einbeziehung der Endnutzer und kontinuierliche Verbesserungen im Laufe des Projekts.
Die agile ERP-Einführung basiert auf schrittweise Prozesse und berücksichtigt dabei immer wieder neues Feedback. So können wir schneller auf Veränderungen und neue Anforderungen reagieren sowie frühzeitig Probleme erkennen und beheben.
Unser Tipp: Bringen Sie Ihr ERP-Projekt auf die Überholspur mit unseren agilen Ansätzen.
Woran kann ein ERP-Projekt scheitern?
Fehler bei der Umsetzung eines ERP-Projekts können zu hohen Kosten oder sogar zum Scheitern des Unterfangens führen. Beachten Sie deswegen die folgenden häufig auftrettenden Probleme bei der ERP-Enführung :
- Unzureichende Vorbereitung
- Unklare Anforderungen und Ziele
- Probleme bei der Datenmigration
- Probleme im Zusammenhang mit Datenschutz
- Fehlende Akzeptanz bei den End-Nutzern
- Fehlende Integration zwischen Geschäftsprozessen und Standorten
- Fehlerhafte Anpassungen und Konfigurationen der Software
- Probleme mit Regulierungsbehörden
- Mangelnde Kommunikation im Unternehmen
Unser Tipp: Eine ERP-Checkliste wird Ihnen helfen, diese Probleme zu vermeiden.
Erfolgsfaktor Mensch
Enge Zusammenarbeit und regelmässiger Austausch sind uns wichtig. Bei der Einführung eines ERP-Systems spielt der Faktor Mensch eine genauso entscheidende Rolle wie die eigentliche technische Umsetzung. Oft scheitern ERP-Projekte an fehlender Akzeptanz von der Seite der Anwender. Deswegen ist es unerlässlich, wichtige Stakeholder innerhalb des Unternehmens wie z.B. die Mitarbeiter oder die Geschäftsleitung in das Projekt einzubeziehen.
Mit Trainern und Multiplikatoren im Projektteam werden Ihre Mitarbeiter vom neuen ERP-System überzeugt.
Für den Erfolg Ihres Projekts ist es wichtig, die sogenannten Key-User an den verschiedenen Phasen der ERP-Einführung mitwirken zu lassen. Das sind Personen im Projektteam, die entscheidende Aufgaben beim Einführungsprozess haben.
- Fachexperte
- Bindeglied
- Tester
- Multiplikator
- Trainer
Key-User spielen eine zentrale Rolle bei der ERP-Implementierung als Bindeglied zwischen IT-Abteilung und Fachbereichen, indem sie fachliche Anforderungen in technische Anforderungen übersetzen und die Kommunikation zwischen beiden Seiten sicherstellen. Sie sind maßgeblich an der Identifikation und Analyse der Prozesse beteiligt, unterstützen bei der Anpassung des Systems an unternehmensspezifische Bedürfnisse und führen Tests sowie Schulungen für Endanwender durch. Darüber hinaus tragen Key-User wesentlich zur Akzeptanz des neuen Systems bei, indem sie als erste Ansprechpartner für Fragen und Probleme fungieren und auch nach dem Go-live die Weiterentwicklung der ERP-Software aktiv begleiten.
Ihre Mitarbeiter sind nicht nur die zukünftigen Anwender des neuen ERP-Systems, sondern sie haben auch einen Überblick über die gesamten Prozesse im Unternehmen. Deswegen bekommen sie gerade von ihnen wertvolles Feedback über die verschiedenen Funktionen der neuen Software.
Workshops bieten eine hervorragende Möglichkeit, viele erfolgversprechende Ideen und Anregungen von Ihren Mitarbeitern zu holen. Es dauert gewisse Zeit bis Ihre Mitarbeiter mit dem neuen ERP-System vertraut sind. Zielgerichtete Schulungen werden Ihnen helfen, diesen Prozess zu beschleunigen.
Eine gründliche Mitarbeiterschulung ist der Schlüssel zum Erfolg einer ERP-Einführung. Durch gezielte Schulung und ERP-Workshops werden Ihre Mitarbeiter befähigt, das neue ERP-System effektiv zu nutzen. Eine gute Mitarbeiterschulung minimiert Widerstände und fördert die Akzeptanz des neuen Systems. Eine frühzeitige und umfassende Schulung ermöglicht es Ihren Mitarbeitenden, das volle Potenzial des ERP-Systems auszuschöpfen. Durch ein besseres Verständnis der Prozesse und eine verbesserte Zusammenarbeit können Sie die Effizienz und Produktivität Ihres Unternehmens steigern.
“Kommunikation ist alles! Bei der ERP-Einführung in einer Lebensmittelfabrik herrschte am Anfang bei den Mitarbeitern große Skepsis. Dank offener Kommunikation und zielgerichteter Schulungen konnten sie sich von den Vorteilen des neuen Systems selbst überzeugen. Als sie gesehen haben, wie das System die mühsame manuelle Dateneingabe ersetzt und gleichzeitig auch Lieferengpässen verhindert, war die Begeisterung riesig.”
Daniel Spitzbart
ERP-Berater
Daniel Spitzbart begleitet Sie bei den verschiedenen Schritten der ERP-Einführung.
So gelingt Ihnen die erfolgreiche Datenmigration
Ein effizientes ERP-System wird den Abruf und die Auswertung von Daten aus verschiedenen Geschäftsbereichen leichter machen.
Unser Tipp: Das passende Datamigrationstool kann Ihnen helfen, Ihre Datensätze vom alten System in das neue zu übertragen.
Noch vor der ERP-Einführung verfügt Ihr Unternehmen über eine Unmenge an Daten, die in verschiedenen Systemen verstreut sind. Diese können z.B. Stammdaten über Kunden, Produkte, Lieferanten, Anlagen und Aufträge sein.
Die Datenmigration ist ein kritischer Prozess bei der ERP-Einführung, bei dem Daten aus dem Altsystem in die neue ERP-Lösung übertragen werden. Während der Implementierung erfolgt die Datenmigration in mehreren Schritten, beginnend mit einer sorgfältigen Analyse und Evaluation der vorhandenen Daten, gefolgt von einem Daten-Mapping, bei dem die Felder der alten Datenbank der neuen zugewiesen werden. Die technische Umsetzung der Datenmigration umfasst die Datenbereinigung, -umwandlung und -übernahme, wobei zunächst Stammdaten und später dynamische Daten in das neue ERP-System importiert werden, gefolgt von umfangreichen Tests zur Sicherstellung der Datenintegrität.
Entscheidend ist, vor der Migration diese Daten sorgfältig zu analysieren und aufzubereiten. Überprüfen Sie die vorhandenen Daten auf Vollständigkeit und Fehler.
Die häufigsten Fragen rund um die ERP-Einführung für Sie zusammengefasst
Welches ERP passt zu Ihrem Unternehmen?
Der Markt bietet eine große Auswahl an ERP-Anbietern. Welches ERP am besten zu Ihnen passt hängt von mehreren Faktoren ab:
- Nutzerfreundlichkeit
- Datensicherheit
- Schnittstellen-Anbindung
- Supportverfügbarkeit
- Möglichkeit der individuellen Anpassungen
Welches das optimale ERP-System für Ihr Unternehmen ist, hängt von der Branche ab. Für ein Produktionsunternehmen ist es besonders wichtig, dass Daten aus der Produktion und Funktionen der Produktionsplanung im System verfügbar sind. Mit der ERP-Software von Future Factory können Sie verschiedene Prozesse der Fertigung mit Leichtigkeit planen.
ERP-Systeme können Anbindungen an verschiedene Software-Lösungen haben. Abhängig von Ihrer Branche können Sie sich für Schnittstellen zu externen Systemen entscheiden, wie z.B. zu CAD-Systemen, E-Commerce-Systemen, Datenanalyse-Software, IoT-Plattformen, Lieferantensystemen, Banksysteme usw.
Die flexible und anpassungsfähige Architektur der Future Factory Software ermöglicht die nahtlose Integration von verschiedenen externen Systemen. Wichtig ist, im Vorfeld zu entscheiden, welche bestehenden Systeme in Ihrem Unternehmen Sie in das neue ERP integrieren möchten.
Um den richtigen Anbieter für Ihr Projekt zu finden, sollten Sie mehrere Punkte im Auge behalten. Vor allem Branchenerfahrung, Referenzen, Technologiestand, Flexibilität und Zukunftssicherheit spielen bei der Wahl eine wichtige Rolle.
Wenn Sie Fragen rund um die zentralen Funktionen von ERP-Software haben, lassen Sie sich beraten. Ein kompetenter ERP-Berater kann Ihnen helfen, aus der Vielzahl an Lösungen die richtige auszusuchen.
Das alles wird die Future Factory ERP-Software in Ihrem Bertieb verändern:
- größere Flexibilität
- verbesserte Qualität
- gesteigerte Produktivität
- mehr Umsatz
Wie lange dauert die Einführung eines ERP-Systems?
Ein neues ERP-System bringt Ihrem Unternehmen langfristig viel. Es wird Zeit gespart, die Planung läuft schneller, Entscheidungen fallen einfacher und die Zusammenarbeit wird verbessert. Die Implementierung einer neuen ERP-Software ist aber ein Prozess, der Zeit in Anspruch nimmt. Sie müssen sich im Klaren sein, wie viel zeitlichen Aufwand und Ressourcen die Einführung benötigt. Wie lange diese dauert hangt von verschiedenen Faktoren ab:
- Unternehmensgröße
- Komplexität der Geschäftsprozesse
- Branchenspezifische Anforderungen
- Die Notwendigkeit individueller Anpassung
- Vorhandene IT-Infrastruktur
Bei Future Factory glauben wir, dass Flexibilität der Schlüssel zum erfolgreichen Projekt ist. Die ERP-Einführung ist ein kontinuierlicher Optimierungsprozess. Es ist vor allem entscheidend, auf eventuelle Änderungen rechtzeitig reagieren zu können.
Unser Tipp: Erstellen Sie zusammen mit Ihrem Anbieter einen realistischen Zeitplan und lassen Sie Spielraum für Unvorhergesehenes.
Eine ERP-Einführung kann von ein paar Monate bei kleineren Unternehmen dauern bis hin zu ein paar Jahren bei Großkonzernen.
Ihr ERP-Projekt mit Future Factory: So einzigartig wie Ihr Unternehmen
Der Prozess der ERP-Einführung mit Future Factory ist effizient, flexibel und liefert schnelle Ergebnisse. Mit unserem agilen Ansatz werden Sie zügig zum Erfolg gelangen. Jedes ERP-Projekt bei uns ist einzigartig und wir legen hohen Wert auf die Bedürfnisse unserer Kunden. Unsere Vorgehensweise bei der Einführung unserer ERP-Software erfolgt nach einem vielfach bewährten Schema.
Legen wir zusammen den Grundstein für eine reibungslose ERP-Einführung!
Ein ERP-Lastenheft wird vom Auftraggeber erstellt und definiert die Anforderungen an ein neues System. Auf Basis dieses Lastenhefts erstellen potenzielle Anbieter ein Pflichtenheft mit ihrer Lösungsvorstellung. Während das Lastenheft produktneutral ist, konkretisiert das Pflichtenheft die Lösung mit einer bestimmten ERP-Software. Das Lastenheft dient zur Anbieterauswahl, das Pflichtenheft wird zum Vertragsbestandteil.
Vor der Inbetriebnahme einer ERP-Lösung muss man auf eine sorgfältige Vorbereitung achten, um potenzielle Risiken zu minimieren und einen reibungslosen Go-Live zu gewährleisten. Es ist wichtig, ausreichend Zeit für Mitarbeiterschulungen einzuplanen und umfangreiche Integrationstests durchzuführen, um Systemfehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Zudem sollte man bei der Inbetriebnahme auf eine realistische Zeitplanung und Budgetierung achten, da eine Unterschätzung des Zeit- und Kostenaufwands zu den häufigsten Risiken bei ERP-Projekten zählt.
Lassen Sie sich vor dem Beginn Ihres Projekts gut beraten. Ein ERP-Berater ist ein wertvoller Partner bei der Einführung eines ERP-Systems. Durch eine detaillierte Prozessanalyse identifiziert er Optimierungspotenziale und unterstützt bei der Auswahl und Implementierung des passenden Systems. Ihr Berater unterstützt Sie dabei, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und die Vorteile des neuen Systems voll auszuschöpfen. Von der Analyse der Ist-Situation über die Auswahl des passenden Systems bis hin zur erfolgreichen Implementierung steht der ERP-Berater mit wertvollen Tipps zur Seite und sorgt für eine reibungslose Einführung.
Ein ERP-Berater kann bei der Erstellung eines Lastenhefts, einer Liste mit Anforderungen und einer Checkliste für die ERP-Einführung helfen, indem er die bestehenden Geschäftsprozesse analysiert, die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens definiert, optimale Systementwürfe entwickelt und unparteiische, maßgeschneiderte Beratung bietet, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen und Ziele des Unternehmens im Lastenheft und in der Checkliste abgebildet sind.
Die Datenmigration bei der Einführung eines ERP-Systems ist ein komplexer Prozess, der sorgfältig geplant werden muss. Zunächst erfolgt eine detaillierte Analyse der bestehenden Daten, um deren Qualität und Relevanz zu bewerten. Anschließend werden die Daten kategorisiert, gereinigt und in das neue System übertragen. Eine wichtige Phase der Migration ist das Datenmapping, bei dem die Zuordnung der Datenfelder sichergestellt wird. Um Risiken zu minimieren, ist eine umfassende Testphase unerlässlich. Dabei gilt es, Fehler zu vermeiden und die Datenintegrität zu gewährleisten. Herausforderungen wie die Sicherstellung der Datenqualität und die Koordination verschiedener Abteilungen müssen proaktiv angegangen werden.
Um ineffiziente Prozesse zu finden und zu optimieren, ist eine gründliche Analyse unerlässlich. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter aktiv in die Prozessanalyse ein. Ihre Erfahrungen und Kenntnisse sind unschätzbar, um versteckte Ineffizienzen zu finden und Verbesserungsvorschläge zu entwickeln.
Eine sorgfältige Analyse der Kosten und des Nutzens Ihrer aktuellen Prozesse hilft Ihnen, Einsparpotenziale zu identifizieren. Durch die Optimierung ineffizienter Abläufe können Sie Ihre Kosten senken und gleichzeitig die Effizienz steigern.
- Grundpfeiler einer erfolgreichen ERP-Auswahl
- Kategorisierung der Einführungsstrategien von ERP-Systemen
- Best Practices für den internationalen ERP-Einsatz
- ERP Key-User – „denn sie wissen nicht, was sie tun“
- Erfolgsfaktoren für ERP-Projekte
- Die schlimmsten ERP-Katastrophen
- ERP-Auswahl und -Einführung
- ERP-System einführen ohne Fallstrick
- Methoden zur Systemeinführung
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- ERP-Software für den Mittelstand: Die wichtigsten Merkmale zukunftsfähiger Systeme
- ERP-Software für den Mittelstand: Warum die Cloud nutzen?
- ERP – Mehrwert für den Mittelstand
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- ERP in der Cloud oder On Premises?
- Checkliste: Beispiele für Anforderungen zur ERP-Auswahl – ERP Management
- 7 Best Practices for ERP Implementation Success
- Top Five Best Practices for an ERP Selection Project
- ERP-Lastenheft Vorlage: Der Schlüssel zu einer erfolgreichen ERP-Einführung
- ERP-Software für den Mittelstand: Die wichtigsten Merkmale
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